Munkamegosztás a toborzásban: az ATS

Három évvel ezelőtt még csak külföldön használatos fehér hollóként merült fel egy-egy technológia cikkben a HR-eseket segítő ATS neve. A megfelelő munkaerő felkutatását és a kiválasztási folyamatot megkönnyítő Applicant Tracking System, azaz toborzószoftver szép lassan elkezdett teret hódítani Magyarországon is, de a technológia elfogadása, megismerése azért még nem teljeskörű.

Ezt jelzi az ATS-sel kapcsolatban gyakran felmerülő, tévhitekről árulkodó kérdés is: a HR szakember vagy a toborzószoftver kutatja-e fel hatékonyabban a megfelelő munkaerőt? Ez körülbelül olyan, mintha azt kérdeznénk, hogy a szem lát-e jobban vagy a szemüveg. A szemüveghez hasonlóan az ATS is egy eszköz, nem képes arra, hogy a kiválasztás komplex feladatát elvégezze, csupán segít a HR szakembereknek a „látásban”. (A szemléletesség kedvéért a tökéletes látással rendelkezők akár a távcsőre vagy mikroszkópra is gondolhatnak a szemüveg helyett.)

Ez azt jelenti, hogy az új munkaerő kiválasztása során vannak olyan részfeladatok, amelyekben az ATS valóban jobban teljesít, mint a szakemberek. Természetesen emellett számos olyan terület is része a folyamatnak, ahol az emberi szakértelem egyáltalán nem váltható ki. Nézzük az ideális szakember–szoftver munkamegosztást!​

Mindenképpen HR-es, emberi szakértelemre van szükség ahhoz, hogy felmérjük, hogy egy pozíció betöltéséhez milyen kvalitásokra van szükség, mi az, ami elengedhetetlen elvárás, és mi lehet a későbbiekben alku tárgya. Emellett csak egy tapasztalt HR szakember tudja úgy megfogalmazni az álláshirdetést, hogy az a megfelelő közönséghez szóljon, az adott pozíció ideális jelöltje számára vonzó és informatív legyen. Röviden, mindenképpen komplex emberi képességek kellenek a vállalat és a jelöltek igényeinek megértéséhez és összeegyeztetéséhez.

Azt viszont fölösleges lenne elvitatni, hogy a szoftvereknek jobb a memóriájuk. Még a legelhivatottabb, legjobb emlékezőtehetséggel bíró szakember sem emlékszik szóról szóra az összes eddigi álláshirdetés szövegére, vagy jegyzi meg a korábbi jelentkezők elérhetőségét, jellemzőit. Az ATS viszont képes erre. Az adott pozícióhoz tartozó részleteket (mint az elvárások, juttatások, hirdetés szövege) a program elmenti, így az adatokat egy kattintással elő lehet hívni, ha ugyanolyan pozícióra keresünk munkaerőt. A teljes kiválasztási folyamatot megelőzendő, az ígéretesnek tűnő, korábbi jelöltek is visszakereshetők.

Ebben az esetben érdemesebb az ATS nyújtotta lehetőségekkel kezdeni. Ahogy azt már az IoT-ről szóló cikkünkben is említettük, a szoftverek köztudottan jobbak a nagy mennyiségű adat feldolgozásában, elemzésében. Egy-egy keresettebb álláshirdetés esetében van, hogy akár többszáz jelentkező önéletrajzát kell átböngészni, és a jelentkezők között biztos akad olyan, aki a „nincs vesztenivalóm” elven adja be a pályázatot. Pedig a hirdetés feladója valószínűleg nem véletlenül kér minimum öt-tíz év szakmai tapasztalatot egy senior pozícióhoz a nulla helyett. Egy építészmérnöki állás betöltéséhez minden bizonnyal tényleg szükséges a már meglévő szakirányú végzettség, vagy az angol nyelvű ügyfélszolgálatra a megfelelő nyelvtudás. Egy szakember számára a „felesleges” önéletrajzok időveszteséget jelentenek, emellett nehezítik a valóban értékes jelentkezők megjegyzését, több száz ilyen eset után esetlegesen az ép idegrendszer megőrzését is. Az ATS viszont könnyedén kiszűri a gyakorlatilag esélytelen jelentkezőket, jobb esetben még rangsorolja is őket a meglévő, elvárt végzettség, tapasztalatok és egyéb készségek alapján. Így a HR-eseknek elég a tényleg labdába rúgó álláskeresőkkel foglalkozniuk.

A szűkített jelentkezői körrel viszont még hátra vannak az interjúk. Ezek alól természetesen nincs az az ATS, ami mentesíthet, a szervezés oroszlánrészét viszont át lehet adni a szoftvernek. Ehhez nem kell más, mint egy naptár, ami minden, interjúban résztvevő szakember időbeosztását, elérhetőségét mutatja, illetve menti a kívánt időpontokat. Jól jön még az automatizált üzenetküldés is, persze szigorúan csak úgy, hogy a szöveghez „hozzá lehessen nyúlni” ott, ahol szükséges.

A jelölt tényleges, adatokon túli megismerése, az élő interakció már mindenképpen egy tapasztalt HR-es képességeit, emberismeretét, stratégiáit igényli. Itt mérhető fel, hogy a jelölt a végzettségen, meglévő tapasztalaton túl is alkalmas-e a pozíció betöltésére, illik-e a már meglévő csapatba. A felelősségteljes döntés mindenképpen szakember kezébe kell kerüljön, ilyenkor az ATS csak az információk összegyűjtésében, átlátható megjelenítésben segíthet.

A kiválasztás folyamatát érdemes időről-időre felülvizsgálni, a változó piaci viszonyokhoz igazítani, optimalizálni. Ehhez pedig először megbízható, reprezentatív információra van szükség arról, hogy hányan jelentkeztek a hirdetésekre, hányan jutottak el a kiválasztás egyes lépéseihez, mennyi ideig tartott a teljes folyamat. Miután az adatgyűjtés és -elemzés, a statisztikák a szoftverek erősségei közé tartoznak, a munka ezen részét nyugodtan rájuk bízhatjuk. Ha pedig a cég használ egyéb HR-szoftvereket is, azzal integrálva az ATS utókövetésben is segítség lehet, illetve arról is kaphatunk visszajelzést, hogy milyen kiválasztási stratégiák során sikerült könnyen beilleszkedő, hosszútávú munkaerővel gyarapítani a céget.

A számokat jó szívvel meghagyhatjuk a programnak, de az elemzések alapján meghozott döntés továbbra is szakemberi felelősség marad. Csak egy HR-es képes az adatok alapján felmérni, hogy hogyan érdemes javítani a folyamatokat, a statisztikák csak a gyenge pontokra és pozitívumokra képesek rámutatni, számokkal sugallhatják a piaci változások beköszöntét.

A kiválasztás folyamatán végigpillantva könnyű belátni, hogy rengeteg idő, energia és feszültség spórolható meg egy toborzószoftverrel. Az ATS-re semmiképpen sem érdemes konkurenciaként tekinteni, sokkal inkább egy csendes, ám megbízható asszisztensként előnyös gondolni a programra. Vagy esetleg egy HR-eseknek kifejlesztett szemüvegként, ami nélkül látunk ugyan, csak éppen sokkal precízebb és tisztább a kép, ha igénybe vesszük a rendelkezésre álló segédeszközt.