Világszerte számos vállalkozást kihívás elé állít az új típusú koronavírus és az emberek biztonsága érdekében meghozott rendelkezések. Mi azon szerencsés vállalatok közé tartozunk, amelyek tulajdonképpen zökkenőmentesen tudtak reagálni a változásokra, már március közepén otthoni munkavégzésre álltak át irodáink a világ különböző pontjain. Ez persze nem azt jelenti, hogy egyáltalán nem követel alkalmazkodást, új megoldásokat kollégáinktól a megváltozott helyzet.
Cégünk mindennapjaiba kis betekintést engedve néhány munkatársunkat kérdeztük arról, hogy ők szakmai szemmel hogyan látják a kialakult helyzetet, hogyan érintik őket a változások, hogyan igyekeznek megbirkózni a kihívásokkal.
Először a közép-kelet-európai régióban üzletfejlesztésért felelős munkatársunk, Cintia válaszolt kérdéseinkre. Ezúttal Sivajothi, a QA (minőségbiztosítási) menedzserünk osztja meg tapasztalatait és tanácsait.
Mesélnél egy kicsit a munkádról, a napi feladataidról?
Én irányítom az egyik projektünkért felelős csapatot. Hozzám tartozik még a szoftverminőség-biztosítás és az ügyféllel való kommunikáció ebben a projektben. Most ez a három fő feladatom van.
Számos vállalkozáshoz hasonlóan cégünk otthoni munkavégzésre állt át a munkavállalók biztonsága érdekében. Milyen előkészületekre volt szükség, hogy a munkád otthonról is elvégezhető legyen?
A rendszer, az internetkapcsolat, és tulajdonképpen minden más már elérhető volt számomra a home office-hoz. Az egyetlen dolog, ami hiánycikk otthon, az a megfelelő munkaállomás. Ez az egyetlen nehézség. Az első napot egy elég erős hátfájással zártam. Azóta sikerült jobb megoldást találni, így most egész jól megvagyok. Egyébként nincs semmi problémám a világítással, a sávszélességgel vagy bármi mással. Külön szobában dolgozom, így nem is zavar senki.
És hogy érzel a home office-szal kapcsolatban?
Az nem rossz, hogy azt ehetek, amit akarok, akkor, amikor akarok. Meg persze a rugalmasabb időbeosztás is pozitívum. Ha korábban kezdek, akkor zárhatom hamarabb a munkanapot. Vagy ha később indul a nap, akkor dolgozhatok tovább, akár éjszaka is. Ez könnyen megoldható. Emellett nem kell utazni sem, így nem vesztegetek el időt különböző külső tényezők miatt. Az egész nap sokkal rugalmasabb így.
És milyen új kihívásokat hozott az otthoni munkavégzés? Hogyan próbálsz megbirkózni ezekkel?
A csapaton belül összhangnak kell lennie. Amikor az irodában vagyunk, a csapat mindig tudja, hogy mikor mennyit kommunikálok az ügyféllel. Sokkal láthatóbb számukra, hogy továbbítom a kérdéseiket az ügyfélnek, tolmácsolom az ügyfél kéréseit, ez alapján kérem őket, hogy pontosítsanak valamit, csináljanak meg egy-egy feladatot. De most kevésbé nyilvánvaló, hogy mikor mennyit beszélek az ügyféllel és a többi csapattaggal, vagy épp az, hogy milyen kérdéseket kapok. Így, amikor megkérem a munkatársakat valamire, vagy kérdezek valamit, akkor figyelnem kell arra, hogy ne érezzék azt, hogy nyaggatom őket a sok kérdéssel.
Most a kommunikáció elsősorban chatprogramokon keresztül zajlik a személyes, szóbeli megbeszélések helyett. Az elején ez azért okozott némi nehézséget. Többet kell gondolkoznom a megfelelő szóhasználaton, amikor írásban kommunikálok, ami azért nehézséget jelent. Amikor közvetve, nem szemtől szemben beszélek a csapattal, az üzenet néha más lesz, mint amit valójában át szeretnék adni. Ezért most még a szokásosnál is tudatosabban állok a csapattal való kapcsolattartáshoz.
Az ügyfél-kommunikációban viszont nem látok változást. Megtartjuk a szokásos napi hívásokat, minden gördülékenyen megy.
Így az egyetlen nehézség, amit tapasztaltam, az ez, a megfelelő szóhasználat, megfogalmazás fokozott fontossága. Meg persze, amikor az irodában vagyunk, akkor kevésbé érezzük a stresszt. Még akkor is, ha épp nehéz napom van, sok a feladat, csevegünk, kikapcsolódunk egy kicsit, és utána újult erővel folytatjuk a munkát. Úgy érzem, itthonról dolgozni sokkal stresszesebb.
Az otthoni munkavégzésen kívül van valami változás a munkádban a koronavírus-járvány miatt?
Egyelőre nem érzékeltem semmi változást, fennakadást a kommunikációban sem az ügyfél, sem a csapat részéről. Mindenki ugyanúgy tud dolgozni a laptopoknak és a jó internetkapcsolatnak hála.
Az egyik ügyfelünk viszont egy kicsit aggódott amiatt, hogy a csapat otthonról fog dolgozni. Félt attól, hogy nem fogjuk tudni tartani a megszokott produktivitást. Hogy eloszlassam a kételyeit, a minden második napi hívásokról átváltottunk mindennapi megbeszélésre. Mindig megosztom vele, hogy miben haladtunk előre aznap, mit teljesített a csapat.
Esetleg van valami tanácsod azoknak, akik hasonló helyzetben és pozícióban vannak, mint te?
Hogyha szöveges üzenetek segítségével kommunikálsz a csapattal vagy az ügyféllel, akkor figyelj rá, hogy megfelelően add át az információt, kérést, amit szeretnél!
Előfordulhat, hogy valaki feszültebb ebben a stresszes időszakban, és a szokásosnál kevésbé udvariasan beszél veled. Még ha ilyesmi is történne, akkor is vigyázni kell arra, hogy te ne ugyanígy kérj a csapatodtól. Ne ragaszd át a stresszt rájuk! Nyugodtan, udvariasan, a megoldásra koncentrálva mondd el nekik, hogy mi a probléma, vagy milyen információra van szükséged! Ügyelni kell arra, hogy megfelelő módon kommunikálj a csapatoddal, az ügyféllel vagy épp mindkettővel egyszerre.
